Vedtekter – Hvaler Hytteforening
Organisasjonsnummer: 986489053MVA
Stiftet 12. juni 1977. (Sist endret på årsmøtet 02.07.2016, 29.06.2019, 04.7.2020 og 02.07.2022).
§1 Navn
Foreningens navn er Hvaler Hytteforening. Foreningens virksomhet drives i Hvaler kommune.
§2 Medlemmer
Som medlem av foreningen opptas eiere, eller person i eiers familie/hushold, av hytter og fritidseiendommer i Hvaler kommune, samt Granholmen tilhørende Fredrikstad kommune.
§3 Formål
Hvaler Hytteforening er en interesseorganisasjon for eiere av hytter og fritidseiendommer på Hvaler. Foreningen er nøytral i politiske og religiøse spørsmål. Foreningen har ikke erverv som formål. For veiledning, eller annen bistand som ytes til enkeltmedlemmer, overtar foreningen ikke økonomisk ansvar eller risiko.
§4 Årsmøtet
Foreningens høyeste myndighet er årsmøtet. Ordinært årsmøte holdes hvert år. Det skal være mulig å gjennomføre et digitalt årsmøte med de lovpålagte sakene; regnskap, beretning, fastsetting av styrehonorar og valg, dersom det ikke er mulig ut fra samfunnskritiske forhold å avholde et fysisk årsmøte innen 1. august.
Informasjon om årsmøtet skjer gjennom kunngjøring i bladet HvalerNytt nr. 1. Saker som ønskes behandlet av årsmøtet må være styret i hende senest 8 uker før det ordinære årsmøtet. Innkallingen kunngjøres også i påfølgende nummer av HvalerNytt ca. 14 dager før årsmøtet, og skal inneholde saksliste med blant annet årsberetning, regnskap, budsjett, valg og innkomne forslag, samt andre saker til behandling.
Ekstraordinært årsmøte holdes når styret eller minst 1/10 av medlemmene krever det. Innkallingen skjer skriftlig med minst 8 dagers varsel.
Årsmøtet ledes av en på møtet valgt dirigent (møteleder). Møteprotokollen føres av en på årsmøtet valgt referent. Protokollen undertegnes av referenten og to av årsmøte-representantene. Referat fra årsmøtet kunngjøres i første nummer av HvalerNytt etter at årsmøtet er avholdt.
Agenda på årsmøtet:
1. Konstituering
a. Godkjenne innkalling og forretningsorden
b. Valg av ordstyrer
c. Valg av referent
d. Valg av to personer til å underskrive årsmøteprotokollen
- Godkjenne av styrets beretning
- Behandle og godkjenne regnskap
- Behandle innkomne forslag
- Fastsette godtgjøring til styret
- Gjennomgå budsjett
- Valg
Godtgjøring til revisor utbetales etter regning.
Umiddelbart etter årsmøtet avholdes et medlemsmøte.
§5 Styret
Foreningen ledes av et styre på fem medlemmer og ett varamedlem. Signatur innehas av foreningens leder, eller av to øvrige styremedlemmer i fellesskap.
Styret kan meddele prokura.
§6 Valg
Årsmøtet velger: Leder, fire styremedlemmer og ett varamedlem etter forslag fra valgkomiteen. Styret konstituerer seg selv ut fra kompetanse og interesse. Foreningens leder velges for to år av gangen. De øvrige styremedlemmene og varamedlemmet velges også for to år.
Styremedlemmer og vararepresentant velges som følger:
Leder: Velges i år med partall (2 år)
Styremedlem 1: Velges i år med oddetall (2 år)
Styremedlem 2: Velges i år med partall (2 år)
Styremedlem 3: Velges i år med oddetall (2 år)
Styremedlem 4: Velges i år med partall (2 år)
Varamedlem: Velges i år med oddetall (2 år) (Varamedlemmet har møterett og talerett)
Styrets godtgjørelse fastsettes av årsmøtet.
Styret fremmer til årsmøte forslag på tre medlemmer til en valgkomite. Valgkomiteen velges for 2 år ad gangen. Dvs. 2 medlemmer velges i år med partall og 1 medlem velges i år med oddetall. Valgkomiteen konstituerer seg selv.
§7 Styrets virksomhet
Styret sammenkalles av lederen eller når minst tre styremedlemmer krever det. Styret er beslutningsdyktig når minst tre av styremedlemmene er til stede. Over styrets forhandlinger føres protokoll. Alle saker avgjøres med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemmegivning avgjørende (dobbeltstemme).
§8 Informasjon og distribusjon
Foreningens medlemmer holdes orientert om foreningens virksomhet via kanalene HvalerNytt, e-post, foreningens hjemmeside, Facebook og eventuelt andre sosiale medier. Redaktøransvaret for de ulike kanalene fordeles blant styremedlemmene utfra kompetanse og interesse.
Papirutgaven av medlemsbladet HvalerNytt utgis med inntil 4 utgaver pr. år, også i elektronisk form. Kostnadene ved medlemsbladet skal i størst mulig grad dekkes gjennom salg av annonseplass. Styret inngår nødvendige samarbeidsavtaler for utgivelse av bladet, for teknisk drift av hjemmesiden, Facebook og eventuelle andre sosiale medier.
§9 Medlemskontingent
Medlemskontingenten fastsettes av årsmøtet. Medlemmer som ikke betaler medlems-kontingenten strykes fra medlemsregisteret etter nødvendige påminnelser.
§10 Vedtektsendringer
Endring av vedtektene kan bare besluttes av årsmøtet, og da med minst 2/3 flertall.
§11 Oppløsning
Oppløsning av foreningen og/eller sammenslutning med annen forening kan bare besluttes av årsmøtet med minst 3/4 flertall av de tilstedeværende representantene. Ved oppløsning bestemmer årsmøtet anvendelsen av foreningens nettoformue.